Governance und Weiterentwicklung: Unser Umsetzungskonzept

Um unsere inhaltlichen Schwerpunkte umsetzen und unsere Strategie an sich schnell verändernde Gegebenheiten anpassen zu können, wollen wir auch für den richtigen institutionellen Rahmen sorgen. In diesem Kapitel legen wir dar, wie wir die Governance, das Monitoring, die Finanzierung und die Weiterentwicklung der Strategie planen.

Governance

Um eine gemeinsame ressortübergreifende Strategie erfolgreich umsetzen zu können, ist eine stärkere zentrale Steuerung notwendig. Unsere rlp-Digital-Governance wurde gemeinsam mit den Ressorts vertiefend ausgearbeitet und deren Leitlinie im Dezember 2024 vom Ministerrat beschlossen. 
Im Rahmen der fortschreitenden Dynamik im Bereich der Digitalisierung wurde das Organisationsmodell kürzlich mit der Fokussierung auf IT-Standardisierung und der Aufnahme der IT-Ressortrunde zur Etablierung eines IT-Standardisierungsboards, fortgeschrieben. 

Die rlp-Digital-Governance umfasst weiterhin fünf Elemente: 

  1. ein Organisationsmodell,
  2. ein Prozess- und Verfahrensmodell,
  3. Leitlinien für die Zusammenarbeit,
  4. gemeinsame Regelwerke,
  5. die Anpassung an sich ändernde Rahmenbedingungen.

Diese Elemente richten wir auf die spezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen der Landesverwaltung Rheinland-Pfalz aus, um so eine zügige Umsetzbarkeit, ein hohes Maß an Praktikabilität und damit eine schnelle Wirkung und einen hohen Wirkungsgrad zu ermöglichen.

1. Unser Organisationsmodell

Unsere Aufbauorganisation soll eine breite Beteiligung der mit der Umsetzung der Digitalstrategie befassten Stellen und Organisationseinheiten auf drei unterschiedlichen Ebenen – Strategieebene, Steuerungsebene und Umsetzungsebene – dauerhaft sicherstellen. Die Gremien der Strategieebene sind allesamt implementiert und tagen regelmäßig.

Neben der Einbindung bereits bestehender Organisationseinheiten aus der Linienorganisation der Ministerien haben wir hier gezielt neue Stellen zur Steuerung und Fortentwicklung der Digitalstrategie gebildet. Dazu zählt auf der Strategieebene insbesondere der Digitalrat, der sich aus externen Digitalexpertinnen und -experten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Partnerinnen und Partnern der Landesregierung zusammensetzt und unter dem Vorsitz des Digitalministers oder der Digitalministerin das zentrale Beratungsgremium der Landesregierung im Bereich der Digitalpolitik bildet. Er begleitet die Digitalisierungsvorhaben der Landesregierung konstruktiv-kritisch und setzt Impulse zur Weiterentwicklung der Digitalisierungsschwerpunkte.

Im ebenfalls auf der Strategieebene angelegten Lenkungskreis Digitales treffen die Staatssekretärinnen und Staatssekretäre ressortübergreifende, richtungsweisende, strategisch-politische Entscheidungen, um die digitale Transformation der Landesverwaltung im Gleichschritt aller Ressorts voranzutreiben und die Zusammenarbeit von Bund, Land und Kommunen im Digitalbereich sicherzustellen.

Die Koordinierung der informationstechnischen Zusammenarbeit von Land sowie Gemeinden und Gemeindeverbänden treiben wir mithilfe des IT-Kooperationsrats weiter voran und schaffen in der Landesverwaltung die strukturellen Voraussetzungen, um die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in jedem Ressort kontinuierlich voranbringen zu können.

Den Einsatz von KI in der Landesverwaltung koordiniert die Interministerielle Arbeitsgruppe KI. Ziel ist es, klare Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI in der Landesverwaltung zu schaffen, sodass KI-Anwendungen bedarfsgerecht und verantwortungsvoll genutzt werden und die digitale Transformation der Landesverwaltung effizient und einheitlich weiterentwickelt wird.

Auf der Steuerungsebene ist im Rahmen der Fortschreibung der rlp-Digital-Governance die IT-Ressortrunde als Gremium hinzugekommen. Sie besteht aus Mitarbeitenden der Staatskanzlei, der Ministerien und des LDI, übernimmt die Rolle eines IT-Standardisierungsboards und ist so maßgeblich verantwortlich für die IT-Standardisierung in der Landesverwaltung.

Die Arbeitsgruppe Digitalisierung überwacht den Fortschritt der Handlungsfelder der Digitalstrategie und deren Vorhaben aus ressortübergreifender Perspektive auf der Basis der vom Programmreferat bereitgestellten Portfolioinformationen. Aus den Erkenntnissen über den Umsetzungsfortschritt leitet die AG Digitalisierung Maßnahmen zur Empfehlung an den LK Digitales ab, um Umsetzungshindernisse zu beseitigen sowie Synergien zwischen den Projekten und Vorhaben zu identifizieren und zu fördern.

2. Unser Prozess- und Verfahrensmodell

Um einen effizienten Informationsfluss zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten, haben wir die wesentlichen Prozesse und Verfahrensabläufe zur Umsetzung der Strategie definiert und transparent gemacht. Wir richten unsere Prozesse und Verfahrensabläufe jeweils an einem Regelkreis aus, sodass sichergestellt ist, dass sie vom Anfang bis zum Ende gedacht und gelebt werden.

3. Unsere Leitlinien für die Zusammenarbeit

In Bezug auf die Zusammenarbeitskultur setzen wir auf den guten Erfahrungen aus vielen ministerienübergreifenden Projekten auf, in denen sich ein durch Transparenz, Verbindlichkeit, Offenheit, Respekt, Sachbezogenheit und Zielorientierung geprägtes Miteinander etabliert hat. Diese Zusammenarbeitskultur bildet einen wesentlichen Baustein für den Umsetzungserfolg der Digitalstrategie.

4. Unsere gemeinsamen Regelwerke

Dort, wo bereits Gremien oder Geschäftsordnungen bestehen, wollen wir diese nutzen und gegebenenfalls anpassen, um Doppelstrukturen zu vermeiden. Dort, wo es noch keine gibt, wollen wir sie möglichst schlank halten und die Regulierung auf das unbedingt Notwendige beschränken.

5. Unsere Anpassung an die sich ändernden Rahmenbedingungen

Strategie und Governance gleichen wir beständig mit den die Digitalisierung beeinflussenden äußeren und inneren Rahmenbedingungen ab und passen sie im Bedarfsfall an. So stellen wir sicher, dass sich die Umsetzung der Digitalstrategie an der Lebenswirklichkeit ausrichtet (siehe dazu auch Abschnitt Weiterentwicklung). Bis 2027 überprüft das für die Digitalisierung zuständige Ressort die Funktionsweise und Effizienz der Governance und entwickelt diese im Hinblick auf die Funktionsfähigkeit der Prozesse, Gremien und Verfahrensabläufe agil weiter. 

Damit ist die rlp-Digital-Governance ein zentraler Baustein moderner Verwaltung und ein Steuerungsansatz, der digitale Transformation systematisch und verantwortungsvoll begleitet.

Monitoring

Um den Fortschritt der Digitalstrategie messbar, transparent und damit steuerbar zu machen, haben wir ein zentrales Monitoring der Digitalisierungsvorhaben aller Ministerien auf der Steuerungsebene etabliert. Als zentrales Element der Steuerung haben wir hier ein Portfoliomanagement aufgebaut, das alle erheblichen Digitalisierungsvorhaben der Landesregierung mit wesentlichen Kennzahlen erfasst. 
Dazu zählt der Fortschrittsgrad der Projektumsetzung, der – bspw. im landesweiten E-Akte-Einführungsprojekt – über den Status der Projektphasen Vorbereitung, Durchführung und Abschluss der einzelnen Behördenprojekte gemessen wird. 
Hierdurch führen wir erstmals Informationen zu den Digitalisierungsvorhaben aller Ministerien an einer Stelle zusammen und stellen diese für alle Ressorts zur Verfügung. In der Weiterentwicklung haben wir – wo möglich – den Fokus auf die Verbesserung der Datengrundlage und die Formulierung von klar definierten und messbaren Etappenzielen gelegt, die durch nachvollziehbare Indikatoren regelmäßig überprüft werden. Dies ermöglicht eine Bewertung nicht nur nach direkten Projektergebnissen (Output), sondern nach dem tatsächlichen Mehrwert für die Zielgruppen (Outcome).

Als Basis für die Gewinnung von Kennzahlen, die eine standardisierte Datengrundlage voraussetzen, und zur Unterstützung der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben der Landesregierung haben wir bereits Projektmanagementstandards erarbeitet, die wir beständig weiterentwickeln und den Ressorts zur Anwendung zur Verfügung stellen.

Weiterentwicklung

Die Geschwindigkeit technologischer Entwicklungen ist so hoch, dass wir die stetige, systematische und flexible Weiterentwicklung der Digitalstrategie von Anfang an einplanen wollen. Die zentrale Koordinierung des Prozesses dazu liegt beim Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung.

Unser Vorgehen zur Weiterentwicklung entspricht einem wiederkehrenden Zyklus von zwei Phasen: einer Strategieweiterentwicklungsphase und einer Umsetzungsphase. Die erste Strategiephase ist mit dem Beschluss unserer Digitalstrategie durch den Ministerrat abgeschlossen. Wir haben Etappenziele für die nächsten zwei Jahre formuliert, sie mit Maßnahmen und Projekten hinterlegt und handlungsfeldübergreifend aufeinander abgestimmt. In der Umsetzungsphase werden die Projekte fachverantwortlich in den Ressorts und teils ressortübergreifend umgesetzt. Wir stimmen uns regelmäßig in internen Austauschformaten ab, vernetzen so die Ansprechpersonen in den verschiedenen Ressorts noch stärker und führen halbjährliche Bestandsaufnahmen durch, um den Fortschritt unserer Aktivitäten zu überprüfen. Gegen Ende der Umsetzungsphase beginnt die nächste Phase der Strategieweiterentwicklung auf Grundlage einer ausführlicheren Bestandsaufnahme und damit der nächste Zyklus zur Weiterentwicklung.